Планирование проекта основывается на объеме работ, который необходимо выполнить. В разработке ПО таким объемом работ является набор первичных (пользовательских) требований.
Первичные требования могут поступать от поддержки, от представителей заказчика, от маркетинга и от участников проекта. Обычно заранее весь объем требований не известен, более того, они непрерывно меняются. Поэтому разработчики работают с потоком первичных требований, который удобно отображать в форме журнала (бэклога).
Бэклог содержит все незавершенные первичные требования и является источником первичных требований для участников проекта.
Другим источником бэклога может стать документ "Техническое задание", содержащий разделы, описывающие шаги, необходимые для выполнения. Работы по отдельным разделам технического задания могут быть запланированы в проекте в виде задач или требований.
Для унификации способа документирования первичных требований вы можете использовать шаблоны пожеланий или историй. Для создания шаблона можно открыть карточку ранее созданного пожелания или истории, а затем в меню Действия выбрать пункт "Создать шаблон на основе". Созданный шаблон будет доступен в оранжевой кнопке для создания первичного требования с заранее сохраненными параметрами (приоритетом, статусом, исполнителем, итерацией и т.п.).
Редактирование шаблонов и создание новых также доступно в настройках проекта: Настройки - Шаблоны и процессы - Шаблоны историй/пожеланий.
Также используйте шаблоны текстов, которые можно быстро подставить в описание первичного требования после символа # (решётка)